À l’issue de chaque exercice social, toute Société est tenue de faire approuver ses comptes annuels. Cette étape, loin d’être une simple formalité, participe pleinement du bon fonctionnement de la Société et de la confiance qu’elle inspire. Nous vous en présentons ici les contours essentiels.
Que sont les comptes annuels d’une entreprise ?
Les comptes annuels, également appelés comptes sociaux, se composent de trois documents essentiels, le plus souvent établis par un expert-comptable :
- le bilan ;
- le compte de résultat ;
- et l’annexe.
Ces documents reflètent « l’état de santé » de la Société et retracent son évolution sur une période déterminée. Quelle que soit la forme sociale retenue, ils doivent être approuvés et, pour certaines Sociétés, publiés. Il s’agit donc d’une étape indispensable à la clôture de chaque exercice.
Pourquoi informer préalablement les associés ?
L’approbation des comptes, procédure interne à l’entreprise, repose sur un vote éclairé des associés. Ce vote suppose une information préalable complète sur les comptes ; la qualité de cette information financière est, par conséquent, essentielle. Elle remplit en effet plusieurs fonctions : elle permet aux dirigeants de décider conformément à l’intérêt social, fournit aux associés les moyens d’apprécier leur action, renseigne les tiers sur la solvabilité de la Société et donne aux investisseurs la mesure de sa capacité à prospérer.
Sur quoi porte l’approbation des comptes ?
L’approbation porte sur les comptes annuels — bilan, compte de résultat et annexe — ainsi que sur le rapport de gestion établi par le dirigeant. Dans les groupes de sociétés, elle s’étend en outre aux comptes sociaux consolidés.
Comment se déroule l’approbation, et dans quel délai ?
Les associés doivent statuer sur les comptes annuels dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice social. À cette fin, le dirigeant convoque chaque année les associés ou actionnaires en vue d’une assemblée générale ordinaire, et leur transmet — ou laisse à leur disposition — l’ensemble des comptes annuels et le rapport de gestion, quinze jours au moins avant sa tenue. Cette communication s’opère d’office dans les sociétés de personnes, et sur demande dans les sociétés par actions et les SARL.
Lorsque les associés ne parviennent pas à obtenir du dirigeant les documents nécessaires à leur information, ils peuvent solliciter en référé une injonction sous astreinte, ou la désignation d’un mandataire chargé d’y procéder. Lors de l’assemblée, le dirigeant soumet au vote son rapport de gestion et, le cas échéant, celui du commissaire aux comptes. Les associés se prononcent alors, à la majorité, pour approuver, modifier ou rejeter les comptes. Un procès-verbal retranscrit les décisions prises, l’assemblée statuant ensuite sur l’affectation du résultat et, en cas de bénéfice, sur la distribution des dividendes. Cette assemblée n’est pas requise lorsque la Société ne compte qu’un associé-dirigeant unique.
Quels documents produire pour l’approbation des comptes ?
Dans tous les cas, doivent être réunis :
- les comptes sociaux annuels ;
- le procès-verbal d’assemblée générale d’approbation des comptes et d’affectation du résultat.
À ces pièces s’ajoutent, pour certaines Sociétés seulement, des documents complémentaires : le rapport de gestion pour les sociétés cotées ; les comptes consolidés, accompagnés des rapports de gestion du groupe, des commissaires aux comptes et du conseil de surveillance, pour les sociétés par actions. Il importe enfin de rappeler que l’ensemble de ces documents doit être fourni en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal.
Pour toute question, l’Office notarial Courtoisville Notaires se tient à votre disposition : n’hésitez pas à nous contacter directement. Le notaire peut intervenir sur l’ensemble du territoire national, en présentiel comme à distance — notaires [arobase] courtoisville.fr · 02 99 46 71 78.
Vous entreprenez à Saint-Malo ?
Commerces de l’Intra-Muros, activités touristiques et saisonnières, professions libérales, entreprises du nautisme : l’étude accompagne les dirigeants malouins de la constitution à la transmission.
Nos compétences pour l’entreprise — ou contactez l’étude au 02 99 46 71 78.